diff --git a/Courriels/Adhésion&cotisation_trésorerie.md b/Courriels/Adhésion&cotisation_trésorerie.md deleted file mode 100644 index 8a9ad4d..0000000 --- a/Courriels/Adhésion&cotisation_trésorerie.md +++ /dev/null @@ -1,56 +0,0 @@ -# Message d'adhésion - - [Trésorerie] Votre cotisation de membre de Libre en Communs - - Bonjour, - - Suite à votre adhésion à l'association Libre en Communs du , - je reviens vers vous pour vous informer des modalités de paiement de - votre cotisation de membre. - Pour rappel, vous avez indiqué lors de votre inscription un montant de - par an, et votre numéro de membre est le . - Les moyens de paiement acceptés sont: espèces, chèques et virement bancaire. - - - Pour le paiement par chèque à l'ordre de Libre en Communs, ainsi que le paiement en espèces, merci d'expédier votre courrier à l'adresse suivante: - - ASSOCIATION LIBRE EN COMMUNS - 13 RUE SULLY - 94210 SAINT MAUR DES FOSSÉS - - - Pour le paiement par virement bancaire, merci d'émettre votre virement à destination de l'IBAN ci-dessous, en indiquant bien en commentaire votre numéro de membre. - - IBAN: FR7610278061690002212870186 - BIC: CMCIFR2A - Domiciliation: CCM DU PLATEAU BRIARD - - - Ce montant peut être réglé en une fois, ou bien en plusieurs - fois (avec un échéancier précis convenu entre nous). Si vous souhaitez régler en plusieurs fois, merci de répondre à ce mail en précisant votre demande. - - Vous souhaitant encore une fois la bienvenue, - Librement, - -## Courriel du reçu de cotisation - - [Trésorerie] Reçu pour votre cotisation de membre - - - Bonsoir, - - Veuillez trouver ci-joint votre reçu pour la cotisation annuelle de 2022. - - Librement, - -## Validation pour le secrétaire - - Validation cotisation membre n° - - - Bonsoir, - - La cotisation du membre n°2, nommé Julian Barathieu, a bien été reçue. - Elle peut donc être marquée comme payée dans l'interface de gestion. - - Librement, diff --git a/Courriels/Adhésion_Secrétariat.md b/Courriels/Adhésion_Secrétariat.md deleted file mode 100644 index 6497dce..0000000 --- a/Courriels/Adhésion_Secrétariat.md +++ /dev/null @@ -1,21 +0,0 @@ -# Courriel de bienvenue (validant l'adhésion) - - [Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs - - - Bonjour, / Bonsoir, - - J'ai le plaisir de vous confirmer que votre adhésion à l'association Libre en Communs a été enregistrée. - - En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association : - - - https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts - - https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur - - Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront soit à travers l'adresse mail @a-lec.org que vous avez choisie lors de votre adhésion soit à travers celle que vous avez indiquée comme redirection (le service infrastructures vous informera de sa mise en place). - - Le trésorier de notre association vous contactera très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle. - - En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé ! - - Librement, diff --git a/Procédures/Procédures adhésion & cotisation_trésorerie b/Procédures/Procédures adhésion & cotisation_trésorerie index f91f955..1630f35 100644 --- a/Procédures/Procédures adhésion & cotisation_trésorerie +++ b/Procédures/Procédures adhésion & cotisation_trésorerie @@ -1,4 +1,15 @@ -0) Envoyer mail de demande de cotisation "adhésion&cotisation_trésorerie" -1) Vérifier réception du paiement -2) Envoyer reçu "reçu&cotisation_trésorerie" -3) Envoyer mail au secrétaire "validation&cotisation_trésorerie" +0) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_ + + - Veiller aux relances et aux validations + +1) Lorsqu'une cotisation est réglée, il faut mettre à jour l'écriture comptable de la cotisation dans gestion : + + - Date de règlement à mettre à jour + - _Compte d'encaissement_ (Caisse si espèces, Compte si virement) + - Inscrire le mode de paiement en _Référence de paiement_ + +2) Marquer la cotisation comme payée sur la fiche d'activités du membre dans gestion + +3) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_ + + - Veiller aux validations diff --git a/Procédures/Procédures d'inscription d'un membre_secrétariat b/Procédures/Procédures d'inscription d'un membre_secrétariat index a1bc5e7..0a0427d 100644 --- a/Procédures/Procédures d'inscription d'un membre_secrétariat +++ b/Procédures/Procédures d'inscription d'un membre_secrétariat @@ -1,62 +1,21 @@ -0) Récupérer dans le mail le fichier pdf du formulaire +0) Surveiller l'arrivée des courriels _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_ -1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter en tant que jean@a-lec.org, se rendre dans _Membres > Ajouter_ +1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter -2) Recopier les champs du formulaire dans les champs de la page d'ajout de membre sur gestion.a-lec.org en faisant notamment attention à : -- l'adresse email a-lec.org choisie doit se retrouver dans le champ _adresse email_ de gestion.a-lec.org -- la redirection doit se retrouver dans la liste des redirections -- j'oublie l'adresse mail actuelle qui ira dans le ticket de la com infra. -- pour le mot de passe, cliquer sur la suggestion proposée par l'interface +2) Dans la liste des membres, choisir la catégorie _Membres en attente_ -3) Inscrire le membre ainsi ajouté à la cotisation via le bouton _inscrire à une activité_ dans la fiche du membre. -- Si le montant de la cotisation est inférieur à 20€, il faut inscrire au tarif réduit. Sinon inscrire au tarif normal. -- Décocher _marquer comme payée_ -- Laisser cochée _enregistrer en comptabilité_ -- Dans _montant réglé par le membre_ indiquer le montant de cotisation choisi -- Dans _compte de règlement_, choisir _compte courant_ +3) Examiner les informations et **vérifier leur cohérence et/ou exactitude et/ou bonne foi !** -4) Sur https://git.a-lec.org, connecté en tant que jean@a-lec.org, -se rendre dans _Libre en Communs > Commissions > Infrastructure > Service MAIL -et y ouvrir un ticket ('issue'): Panneau latéral gauche > 3ème icone > List > bouton [New Issue] -+ confidentiel +4) Valider le membre en modifiant sa fiche et le plaçant dans la catégorie _Membres actifs_. **Ne pas valider une personne morale sans avis du CA** -* Sélectionner le label [ nouveau membre ] -* Cocher [ Confidentiel ] -* Indiquer en objet "ajout membre n° " + numéro - et en texte - - son email personnel actuel, - - son email choisi sur : @ a-lec.org (s'il y a lieu) - - son email choisi comme redirection (s'il y a lieu) - - et si d'autres services ont été demandés. +5) Inscrire le membre à la cotisation selon les informations présentes dans le courriel _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_ -5) Répondre au mail du membre pour valider son adhésion ( + envoyer en CC à tresorier@ ) + - Inscrire au tarif demandé (Réduit ou Normal) + - Décocher _marquer comme payée_ + - Laisser cochée _enregistrer en comptabilité_ + - Dans _compte de règlement_, choisir _compte courant_ -6) Une fois la validation de cotisation reçue (envoyée par le trésorier), marquer la cotisation comme payée dans https://gestion.a-lec.org (via la fiche de membre > liste d'inscription aux activités) - ------------------------ - -[Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs - - -Bonjour Monsieur, - -J'ai le plaisir de vous faire savoir que votre adhésion à l'association Libre en Communs vient d'être enregistrée. - -En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association : - -- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts -- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur - -Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront -- soit à travers l'adresse mail (... @ a-lec.org) que vous avez choisie lors de votre adhésion -- soit à travers celle que vous avez indiquée comme adresse de redirection. -Ces adresses viennent d'être transmises au service infrastructures qui va les mettre en place et vous informera dès qu'elles seront fonctionnelles. - -Le trésorier de notre association vous contactera également très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle. - -En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé ! - -Bien librement à vous, +6) En cas de fin d'adhésion, il faut placer le membre dans la catégorie _Anciens membres_ et **ne surtout pas supprimer sa fiche**. Lui envoyer ensuite un courriel (cf modèle ci-dessous ou autre) -----------------------