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Il est beaucoup plus simple de participer à un événement que de l'organiser. Néanmoins, la rédaction d'une procédure est pertinente afin de n'oublier aucune étape en termes de communication.
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# Prendre connaissance de l'événement
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Il convient de s'informer rapidement au sujet de l'événement afin de :
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- garantir son adéquation avec les objectifs de l'association ;
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- prendre en compte les éventuelles demandes/conditions formulées par les organisateurs afin de voir si nous pouvons les honorer ;
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- pouvoir s'inscrire à temps le cas échéant.
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# Premier contact
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Prendre contact avec les organisateurs afin de leur faire part de nos questions, nos intentions et de leur proposer notre aide si nécessaire. L'exemple ci-dessous à été rédigé par Cpm à l'occasion de notre participation à la Fête de l'Humanité 2022 :
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```
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Bonjour,
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Je suis <nom>, <fonction> de l'association Libre en Communs : https://www.a-lec.org/.
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Libre en Communs, membre du collectif CHATONS, a suivi avec intérêt la création de l'espace numérique Yann Le Pollotec.
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L'association n'est pas en mesure de prendre part au financement mais nous serions heureux de participer à l'animation avec la présence de bénévoles pour accueillir les visiteurs, répondre à leurs questions, leurs parler du Logiciel Libre, présenter le collectif CHATONS, distribuer nos dépliants, les informer de leurs libertés numériques…
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Donc, si vous pouviez nous indiquez qui contacter pour être inclus dans les préparatifs, ça nous intéresse !
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Merci d'avance pour votre aide et au plaisir de nous voir en septembre.
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Librement,
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<nom>.
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```
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# Ajout au calendrier
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Ensuite, nous ajoutons l'événement au calendrier Comcom dans le nuage.
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Le lien de la fiche événement suffira en guise de description.
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# Communication amont
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## En interne
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Nous avertirons nos membres via :
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- la liste de diffusion Comcom ;
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- nos canaux XMPP.
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Il est important d'obtenir une approximation du nombre de participants, surtout si les organisateurs n'ont pas prévu de billeterie.
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## En externe
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Nous communiquerons auprès de notre audience Mastodon pour l'avertir de notre présence à l'événement en question.
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Sur demande des organisateurs, nous relaierons l'événement auprès de nos contacts .
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# Le jour J
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Les membres ayant fait le déplacement partagerons avec notre audience Mastodon des informations et des photos relatives à l'événement.
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# Communication aval
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Il s'agit principalement de remercier les parties prenantes ayant rendu l'événement possible :
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- les organisateurs ;
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- les participants ;
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- les bénévoles.
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Il conviendra ensuite d'appliquer la [convention photos](https://git.a-lec.org/a-lec/commissions/communication/gestion-de-commission/-/blob/main/Convention%20photos/convention%20photos.md), le cas échéant.
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Enfin, nous rédigerons un article sur a-lec.org afin de revenir sur l'événement en détail.
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