gestion-de-commission/Evenementiel/Organiser/organiser un evenement.md

Motif

Avant toute chose, il convient de trouver un motif susceptible de faire se déplacer des gens. Ce motif doit être en rapport avec les activités de l'association, et ne pas nuire à son image ou celle de ses partenaires.

Dans le cas où l'unanimité ne se fait pas sur le second point (oui, ça peut arriver), il faut savoir défendre sa position et, dans dans le respect des valeurs de l'association, éduquer les publics qui n'ont peut-être eu qu'une version biaisée des événements.

Ajout au calendrier

En premier lieu, nous ajoutons l'événement au calendrier Comcom dans le nuage. Le lien de la fiche événement suffira en guise de description.

Ouvrir deux pad

Ensuite, il convient d'ouvrir les deux pads suivants :

• "Organisation générale" ;
• "Recherche de lieu" et de le partager à la liste des membres de l'association. Ces fichiers rempliront un rôle double :
• d'une part ils permettront à chacun de participer et de suivre le déroulement des opérations ;
• d'autre part ils serviront d'archives des opérations menées lors de l'organisation de l'événement.

La recherche de lieu étant un processus dynamique, nous lui dédions un pad exclusif. Cela permet au pad "Organisation générale" de ne pas subir les perturbations induites par les modifications quotidiennes qu'implique la recherche de lieu.

Les modèles de ces pads sont disponibles dans le dépôt "Evénementiel".

Dès l'ouverture du premier pad, créer un fichier "URLs des pads.md" dans le dossier parent de l'événement afin d'y recueillir les URLs de tous les pads à venir concernant cet événement.

Ébauche

Avant de commencer à démarcher nos contacts pour qu'ils nous allouent un lieu, il faut avoir défini une ébauche du contenu et du déroulé de l'événement.

Une ébauche car selon les spécifités techniques ou logistiques de la structure, nous devront faire preuve de flexibilité pour établir un rapport gagnant-gagnant. Se mettre d'accord en amont sur les points qui sont non-négociables (ex. rms est là du 1er au 4, le 5 c'est trop tard).

Eléments à inclure absolument dans l'ébauche :

• les horaires de début et de fin ;
• le découpage de la journée en cases (emploi du temps) ;
• le contenu de chacune des cases horaires ;
• les besoins matériels (ex. micro cravate, tables…) ;
• les besoins humains (ex. hôtesses d'accueil).

Eléments optionnels :

• le nombre estimé de visiteurs ;
• la catégorie socioprofessionnelles des visiteurs (étudiants, professionnels, spécialistes…).

Trouver un lieu

Elément crucial sans lequel l'événement n'aura pas lieu. Il faut savoir s'y prendre le plus tôt possible.

Commencer par écrire un message réutilisable contenant toutes les informations relatives à l'ébauche définie plus haut. Inciter les contacts à partager l'information dans leur cercle.

Il faut savoir mobiliser toutes les ressources pertinentes. Diffuser ce message auprès des interlocuteurs suivants :

• les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs ;
• les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement ;
• les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité ;
• le forum CHATONS ;
• Les contacts pertinents (ex. FSF, LinuxFR…).

Se reporter au "nuage" de la commission communication. On y trouvera une liste de contacts regroupant des structures (associatives ou non) suceptibles de nous accueillir gratuitement ou non.

Il faut savoir relancer les structures en question, dans la mesure où elles sont fortement sollicitées, et peuvent aisément oublier de répondre à un mail. Attention toutefois à ne pas tomber dans le harcèlement !

Entretiens avec les structures

Les structures qui sont intéressées par l'événement nous proposerons souvent un entretien téléphonique afin de discuter plus en détail de notre vision des choses.

Il conviendra de se renseigner sur les spécificités de la structure en question et d'adapter nos questions afin de les rendre pertinentes, et de gagner du temps.

Ne pas hésiter à demander confirmation sur les points sensibles tels que, par exemple :

• Le parking est-il gratuit pour les bénévoles ?
• Quelles sont les normes sanitaires en vigeur ?

Suite à cet entretien, le contact devra en général voir avec sa hiérarchie si la tenue de l'événement est bien possible, auquel cas il nous recontactera. Ne pas hésiter à relancer.

Confirmation définitive du lieu

Une fois le lieu confirmé définitivement, il convient d'appeler notre contact afin de transformer notre ébauche en planning détaillé et définitif, en vue de confirmer :

• les horaires (dates, heures) ;
• le découpage de la journée ;
• les modalités d'accès ;
• le prix ;
• les mesures spécifiques ;
• notre personne de contact ;
• le matériel mis à disposition ;
• les mesures spécifiques.

Communication amont

Commencer par écrire 2 messages réutilisables contenant toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'événement :

• un courriel d'invitation ;
• un courriel d'information.

Ces messages doivent être facilement réutilisables par nos contacts, afin qu'ils puissent les diffuser dans leur cercle, et ainsi de suite.

Ces contacts incluent :

• les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs ;
• les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement ;
• les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité ;
• le forum CHATONS…

Nous écrirons également des articles promotionnels, là encore, basés sur un modèle unique : inutile de se paraphraser. Ces articles à vocation publicitaires seront diffusés sur :

• Le site de Libre en Communs ;
• Les contacts pertinents (ex. FSF, LinuxFR…).

Enfin, notre page Mastodon nous permettra d'effectuer plusieurs rappels quand à l'événement. Ces derniers devront se faire de plus en plus fréquents à mesure que le jour J approche. Communiquer notamment :

• Dès que le lieu est confirmé
• 1 semaine avant ;
• 3 jours avant ;
• 2 jours avant ;
• 1 jour avant ;
• le jour J le matin ;
• le jour J après midi (si applicable).

Tous ces messages / articles devront contenir :

• les horaires (dates, heures) ;
• le découpage de la journée ;
• les modalités d'accès ;
• le prix ;
• les mesures spécifiques ;
• un lien vers l'article du site de Libre en Communs.

Inutile de s'embêter à prévenir les structures :

• ayant décliné notre proposition ;
• étant restées sans réponse.

Le jour J

Il conviendra de rester en contact avec les membres de l'équipe Cominfra, notamment en cas de diffusion en direct PeerTube sur https://video.chalec.org/. Il s'agit de communiquer efficacement auprès de nos publics du moindre inconvénient technique qui risquerait de nuire à la qualité de l'événement, et de proposer des solutions alternatives le cas échéant.

Après la fin de l'événement

Il est important de clôturer officiellement l'événement, notamment pour les publics distants. C'est également l'occasion de remercier les participants ainsi que tous ceux qui nous ont apporté leur aide, sur tous nos canaux :

• Mastodon ;
• email (liste membres, universités, lieu qui nous à accueilli) :
• XMPP (salons de l'association, salons "amis") ;
• …

Retours

Recueillir des retours d'expérience peut s'avérer très utile pour corriger nos erreurs lors d'un événement futur. Nous les noterons tout en bas du pad qui à servi à organiser l'événement. Il est pertinent d'effectuer une communication de "demande de retours" auprès des membres de l'association, voire du grand public. On notera par exemple la nécessité de communiquer en amont sur la disponibilité d'un chat en direct pour les "visiteurs" en distanciel : en effet, PeerTube ne propose actuellement que des commentaires.

Archivage

Enfin, les pads ayant une durée de vie de 3 mois seulement, il est crucial de les archiver, dans la mesure où ils contiennent l'hisotrique complet de l'organisation de l'événement.

Chaque événement verra son dossier renommé sous la forme YYYY-MM-DD - nom de l'événement". On y trouvera pour l'essentiel la liste des pads ayant servi à l'organisation de l'événement.

Enfin, ce dossier sera déplacé dans le dossier "ARCHIVES".