diff --git a/procédures/organiser un evenement.md b/procédures/organiser un evenement.md index 47918e7..758183c 100644 --- a/procédures/organiser un evenement.md +++ b/procédures/organiser un evenement.md @@ -39,11 +39,11 @@ Elément crucial sans lequel l'événement n'aura pas lieu. Il faut savoir s'y p Commencer par écrire un message réutilisable contenant toutes les informations relatives à l'ébauche définie plus haut. Inciter les contacts à partager l'information dans leur cercle. Il faut savoir mobiliser toutes les ressources pertinentes. Diffuser ce message auprès des interlocuteurs suivants : -- les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs -- les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement -- les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité -- le forum CHATONS -- les sites "amis" : LinuxFR, FSF +- les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs ; +- les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement ; +- les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité ; +- le forum CHATONS ; +- les sites "amis" : LinuxFR, FSF… Se reporter au "nuage" de la commission communication. On y trouvera une liste de contacts regroupant des structures (associatives ou non) suceptibles de nous accueillir gratuitement ou non. @@ -62,27 +62,27 @@ Suite à cet entretien, le contact devra en général voir avec sa hiérarchie s # Confirmation définitive du lieu Une fois le lieu confirmé définitivement, il convient d'appeler notre contact afin de transformer notre ébauche en planning détaillé et définitif, en vue de confirmer : -- les horaires (dates, heures) -- le découpage de la journée -- les modalités d'accès -- le prix -- les mesures spécifiques -- notre personne de contact -- le matériel mis à disposition -- les mesures spécifiques +- les horaires (dates, heures) ; +- le découpage de la journée ; +- les modalités d'accès ; +- le prix ; +- les mesures spécifiques ; +- notre personne de contact ; +- le matériel mis à disposition ; +- les mesures spécifiques. # Communication amont Commencer par écrire 2 messages réutilisables contenant toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'événement : -- un courriel d'invitation -- un couriel d'information +- un courriel d'invitation ; +- un couriel d'information. Ces messages doivent être facilement réutilisables par nos contacts, afin qu'ils puissent les diffuser dans leur cercle, et ainsi de suite. Ces contacts incluent : -- les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs -- les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement -- les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité -- le forum CHATONS +- les groupes XMPP de l'association : Membres, Libre en Communs ; +- les groupes XMPP "amis" : Sécurité et Vie Privée, Auto hébergement ; +- les universités disposant d'un département informatique : Paris Cité ; +- le forum CHATONS… Nous écrirons également des articles promotionnels, là encore, basés sur un modèle unique : inutile de se paraphraser. Ces articles à vocation publicitaires seront diffusés sur : - Le site de Libre en Communs ; @@ -90,33 +90,34 @@ Nous écrirons également des articles promotionnels, là encore, basés sur un Enfin, notre page Mastodon nous permettra d'effectuer plusieurs rappels quand à l'événement. Ces derniers devront se faire de plus en plus fréquents à mesure que le jour J approche. Communiquer notamment : - Dès que le lieu est confirmé -- 1 semaine avant -- 3 jours avant -- 2 jours avant -- 1 jour avant -- le jour J le matin -- le jour J après midi (si applicable) +- 1 semaine avant ; +- 3 jours avant ; +- 2 jours avant ; +- 1 jour avant ; +- le jour J le matin ; +- le jour J après midi (si applicable). Tous ces messages / articles devront contenir : -- les horaires (dates, heures) -- le découpage de la journée -- les modalités d'accès -- le prix -- les mesures spécifiques -- *un lien vers l'article du site de Libre en Communs* +- les horaires (dates, heures) ; +- le découpage de la journée ; +- les modalités d'accès ; +- le prix ; +- les mesures spécifiques ; +- *un lien vers l'article du site de Libre en Communs*. Inutile de s'embêter à prévenir les structures : -- ayant décliné notre proposition -- étant restées sans réponse +- ayant décliné notre proposition ; +- étant restées sans réponse. # Le jour J Il conviendra de rester en contact avec les membres de l'équipe Cominfra, notamment en cas de diffusion en direct PeerTube sur https://video.chalec.org/. Il s'agit de communiquer efficacement auprès de nos publics du moindre inconvénient technique qui risquerait de nuire à la qualité de l'événement, et de proposer des solutions alternatives le cas échéant. # Après la fin de l'événement Il est important de clôturer officiellement l'événement, notamment pour les publics distants. C'est également l'occasion de remercier les participants ainsi que tous ceux qui nous ont apporté leur aide, sur tous nos canaux : -- Mastodon -- email (liste membres, universités, *lieu qui nous à accueilli*) -- XMPP (salons de l'association, salons "amis") +- Mastodon ; +- email (liste membres, universités, *lieu qui nous à accueilli*) : +- XMPP (salons de l'association, salons "amis") ; +- … # Feedback Recueillir des retours d'expérience peut s'avérer très utile pour corriger nos erreurs lors d'un événement futur. Nous les noterons tout en bas du pad qui à servi à organiser l'événement.