Nouvelles procédures
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# Message d'adhésion
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[Trésorerie] Votre cotisation de membre de Libre en Communs
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Bonjour,
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Suite à votre adhésion à l'association Libre en Communs du <DATE>,
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je reviens vers vous pour vous informer des modalités de paiement de
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votre cotisation de membre.
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Pour rappel, vous avez indiqué lors de votre inscription un montant de
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<MONTANT> par an, et votre numéro de membre est le <NUMERO>.
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Les moyens de paiement acceptés sont: espèces, chèques et virement bancaire.
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Pour le paiement par chèque à l'ordre de Libre en Communs, ainsi que le paiement en espèces, merci d'expédier votre courrier à l'adresse suivante:
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ASSOCIATION LIBRE EN COMMUNS
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13 RUE SULLY
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94210 SAINT MAUR DES FOSSÉS
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Pour le paiement par virement bancaire, merci d'émettre votre virement à destination de l'IBAN ci-dessous, en indiquant bien en commentaire votre numéro de membre.
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IBAN: FR7610278061690002212870186
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BIC: CMCIFR2A
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Domiciliation: CCM DU PLATEAU BRIARD
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Ce montant peut être réglé en une fois, ou bien en plusieurs
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fois (avec un échéancier précis convenu entre nous). Si vous souhaitez régler en plusieurs fois, merci de répondre à ce mail en précisant votre demande.
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Vous souhaitant encore une fois la bienvenue,
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Librement,
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## Courriel du reçu de cotisation
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[Trésorerie] Reçu pour votre cotisation de membre
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Bonsoir,
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Veuillez trouver ci-joint votre reçu pour la cotisation annuelle de 2022.
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Librement,
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## Validation pour le secrétaire
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Validation cotisation membre n°<NUMERO>
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Bonsoir,
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La cotisation du membre n°2, nommé Julian Barathieu, a bien été reçue.
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Elle peut donc être marquée comme payée dans l'interface de gestion.
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Librement,
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# Courriel de bienvenue (validant l'adhésion)
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[Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs
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Bonjour, / Bonsoir,
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J'ai le plaisir de vous confirmer que votre adhésion à l'association Libre en Communs a été enregistrée.
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En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association :
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- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts
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- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur
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Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront soit à travers l'adresse mail @a-lec.org que vous avez choisie lors de votre adhésion soit à travers celle que vous avez indiquée comme redirection (le service infrastructures vous informera de sa mise en place).
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Le trésorier de notre association vous contactera très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle.
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En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé !
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Librement,
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0) Envoyer mail de demande de cotisation "adhésion&cotisation_trésorerie"
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0) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_
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1) Vérifier réception du paiement
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2) Envoyer reçu "reçu&cotisation_trésorerie"
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- Veiller aux relances et aux validations
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3) Envoyer mail au secrétaire "validation&cotisation_trésorerie"
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1) Lorsqu'une cotisation est réglée, il faut mettre à jour l'écriture comptable de la cotisation dans gestion :
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- Date de règlement à mettre à jour
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- _Compte d'encaissement_ (Caisse si espèces, Compte si virement)
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- Inscrire le mode de paiement en _Référence de paiement_
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2) Marquer la cotisation comme payée sur la fiche d'activités du membre dans gestion
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3) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_
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- Veiller aux validations
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0) Récupérer dans le mail le fichier pdf du formulaire
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0) Surveiller l'arrivée des courriels _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_
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1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter en tant que jean@a-lec.org, se rendre dans _Membres > Ajouter_
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1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter
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2) Recopier les champs du formulaire dans les champs de la page d'ajout de membre sur gestion.a-lec.org en faisant notamment attention à :
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2) Dans la liste des membres, choisir la catégorie _Membres en attente_
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- l'adresse email a-lec.org choisie doit se retrouver dans le champ _adresse email_ de gestion.a-lec.org
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- la redirection doit se retrouver dans la liste des redirections
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- j'oublie l'adresse mail actuelle qui ira dans le ticket de la com infra.
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- pour le mot de passe, cliquer sur la suggestion proposée par l'interface
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3) Inscrire le membre ainsi ajouté à la cotisation via le bouton _inscrire à une activité_ dans la fiche du membre.
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3) Examiner les informations et **vérifier leur cohérence et/ou exactitude et/ou bonne foi !**
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- Si le montant de la cotisation est inférieur à 20€, il faut inscrire au tarif réduit. Sinon inscrire au tarif normal.
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- Décocher _marquer comme payée_
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- Laisser cochée _enregistrer en comptabilité_
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- Dans _montant réglé par le membre_ indiquer le montant de cotisation choisi
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- Dans _compte de règlement_, choisir _compte courant_
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4) Sur https://git.a-lec.org, connecté en tant que jean@a-lec.org,
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4) Valider le membre en modifiant sa fiche et le plaçant dans la catégorie _Membres actifs_. **Ne pas valider une personne morale sans avis du CA**
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se rendre dans _Libre en Communs > Commissions > Infrastructure > Service MAIL
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et y ouvrir un ticket ('issue'): Panneau latéral gauche > 3ème icone > List > bouton [New Issue]
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+ confidentiel
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* Sélectionner le label [ nouveau membre ]
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5) Inscrire le membre à la cotisation selon les informations présentes dans le courriel _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_
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* Cocher [ Confidentiel ]
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* Indiquer en objet "ajout membre n° " + numéro
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et en texte
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- son email personnel actuel,
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- son email choisi sur : @ a-lec.org (s'il y a lieu)
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- son email choisi comme redirection (s'il y a lieu)
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- et si d'autres services ont été demandés.
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5) Répondre au mail du membre pour valider son adhésion ( + envoyer en CC à tresorier@ )
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- Inscrire au tarif demandé (Réduit ou Normal)
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- Décocher _marquer comme payée_
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- Laisser cochée _enregistrer en comptabilité_
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- Dans _compte de règlement_, choisir _compte courant_
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6) Une fois la validation de cotisation reçue (envoyée par le trésorier), marquer la cotisation comme payée dans https://gestion.a-lec.org (via la fiche de membre > liste d'inscription aux activités)
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6) En cas de fin d'adhésion, il faut placer le membre dans la catégorie _Anciens membres_ et **ne surtout pas supprimer sa fiche**. Lui envoyer ensuite un courriel (cf modèle ci-dessous ou autre)
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[Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs
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Bonjour Monsieur,
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J'ai le plaisir de vous faire savoir que votre adhésion à l'association Libre en Communs vient d'être enregistrée.
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En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association :
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- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts
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- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur
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Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront
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- soit à travers l'adresse mail (... @ a-lec.org) que vous avez choisie lors de votre adhésion
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- soit à travers celle que vous avez indiquée comme adresse de redirection.
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Ces adresses viennent d'être transmises au service infrastructures qui va les mettre en place et vous informera dès qu'elles seront fonctionnelles.
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Le trésorier de notre association vous contactera également très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle.
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En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé !
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Bien librement à vous,
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