Nouvelles procédures

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Adrien Bourmault 2022-06-15 17:29:23 +00:00
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# Message d'adhésion
[Trésorerie] Votre cotisation de membre de Libre en Communs
Bonjour,
Suite à votre adhésion à l'association Libre en Communs du <DATE>,
je reviens vers vous pour vous informer des modalités de paiement de
votre cotisation de membre.
Pour rappel, vous avez indiqué lors de votre inscription un montant de
<MONTANT> par an, et votre numéro de membre est le <NUMERO>.
Les moyens de paiement acceptés sont: espèces, chèques et virement bancaire.
Pour le paiement par chèque à l'ordre de Libre en Communs, ainsi que le paiement en espèces, merci d'expédier votre courrier à l'adresse suivante:
ASSOCIATION LIBRE EN COMMUNS
13 RUE SULLY
94210 SAINT MAUR DES FOSSÉS
Pour le paiement par virement bancaire, merci d'émettre votre virement à destination de l'IBAN ci-dessous, en indiquant bien en commentaire votre numéro de membre.
IBAN: FR7610278061690002212870186
BIC: CMCIFR2A
Domiciliation: CCM DU PLATEAU BRIARD
Ce montant peut être réglé en une fois, ou bien en plusieurs
fois (avec un échéancier précis convenu entre nous). Si vous souhaitez régler en plusieurs fois, merci de répondre à ce mail en précisant votre demande.
Vous souhaitant encore une fois la bienvenue,
Librement,
## Courriel du reçu de cotisation
[Trésorerie] Reçu pour votre cotisation de membre
Bonsoir,
Veuillez trouver ci-joint votre reçu pour la cotisation annuelle de 2022.
Librement,
## Validation pour le secrétaire
Validation cotisation membre n°<NUMERO>
Bonsoir,
La cotisation du membre n°2, nommé Julian Barathieu, a bien été reçue.
Elle peut donc être marquée comme payée dans l'interface de gestion.
Librement,

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# Courriel de bienvenue (validant l'adhésion)
[Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs
Bonjour, / Bonsoir,
J'ai le plaisir de vous confirmer que votre adhésion à l'association Libre en Communs a été enregistrée.
En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association :
- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts
- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur
Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront soit à travers l'adresse mail @a-lec.org que vous avez choisie lors de votre adhésion soit à travers celle que vous avez indiquée comme redirection (le service infrastructures vous informera de sa mise en place).
Le trésorier de notre association vous contactera très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle.
En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé !
Librement,

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0) Envoyer mail de demande de cotisation "adhésion&cotisation_trésorerie"
1) Vérifier réception du paiement
2) Envoyer reçu "reçu&cotisation_trésorerie"
3) Envoyer mail au secrétaire "validation&cotisation_trésorerie"
0) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_
- Veiller aux relances et aux validations
1) Lorsqu'une cotisation est réglée, il faut mettre à jour l'écriture comptable de la cotisation dans gestion :
- Date de règlement à mettre à jour
- _Compte d'encaissement_ (Caisse si espèces, Compte si virement)
- Inscrire le mode de paiement en _Référence de paiement_
2) Marquer la cotisation comme payée sur la fiche d'activités du membre dans gestion
3) Surveiller l'arrivée des courriels _Gestion -- Check_cotisation_
- Veiller aux validations

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0) Récupérer dans le mail le fichier pdf du formulaire
0) Surveiller l'arrivée des courriels _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_
1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter en tant que jean@a-lec.org, se rendre dans _Membres > Ajouter_
1) Ouvrir dans Firefox : https://gestion.a-lec.org et s'y connecter
2) Recopier les champs du formulaire dans les champs de la page d'ajout de membre sur gestion.a-lec.org en faisant notamment attention à :
- l'adresse email a-lec.org choisie doit se retrouver dans le champ _adresse email_ de gestion.a-lec.org
- la redirection doit se retrouver dans la liste des redirections
- j'oublie l'adresse mail actuelle qui ira dans le ticket de la com infra.
- pour le mot de passe, cliquer sur la suggestion proposée par l'interface
2) Dans la liste des membres, choisir la catégorie _Membres en attente_
3) Inscrire le membre ainsi ajouté à la cotisation via le bouton _inscrire à une activité_ dans la fiche du membre.
- Si le montant de la cotisation est inférieur à 20€, il faut inscrire au tarif réduit. Sinon inscrire au tarif normal.
3) Examiner les informations et **vérifier leur cohérence et/ou exactitude et/ou bonne foi !**
4) Valider le membre en modifiant sa fiche et le plaçant dans la catégorie _Membres actifs_. **Ne pas valider une personne morale sans avis du CA**
5) Inscrire le membre à la cotisation selon les informations présentes dans le courriel _[Secretariat] Nouvelle(s) adhesion(s)_
- Inscrire au tarif demandé (Réduit ou Normal)
- Décocher _marquer comme payée_
- Laisser cochée _enregistrer en comptabilité_
- Dans _montant réglé par le membre_ indiquer le montant de cotisation choisi
- Dans _compte de règlement_, choisir _compte courant_
4) Sur https://git.a-lec.org, connecté en tant que jean@a-lec.org,
se rendre dans _Libre en Communs > Commissions > Infrastructure > Service MAIL
et y ouvrir un ticket ('issue'): Panneau latéral gauche > 3ème icone > List > bouton [New Issue]
+ confidentiel
* Sélectionner le label [ nouveau membre ]
* Cocher [ Confidentiel ]
* Indiquer en objet "ajout membre n° " + numéro
et en texte
- son email personnel actuel,
- son email choisi sur : @ a-lec.org (s'il y a lieu)
- son email choisi comme redirection (s'il y a lieu)
- et si d'autres services ont été demandés.
5) Répondre au mail du membre pour valider son adhésion ( + envoyer en CC à tresorier@ )
6) Une fois la validation de cotisation reçue (envoyée par le trésorier), marquer la cotisation comme payée dans https://gestion.a-lec.org (via la fiche de membre > liste d'inscription aux activités)
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[Secrétariat] Confirmation de votre adhésion à l'association Libre en Communs
Bonjour Monsieur,
J'ai le plaisir de vous faire savoir que votre adhésion à l'association Libre en Communs vient d'être enregistrée.
En adhérant à l'association vous adoptez ses statuts et acceptez son règlement intérieur. Vous pourrez retrouver ces textes, actualisés, sur la forge logicielle de l'association :
- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/statuts
- https://git.a-lec.org/a-lec/vie-associative/reglement-interieur
Notez que les correspondances ultérieures avec l'association se feront
- soit à travers l'adresse mail (... @ a-lec.org) que vous avez choisie lors de votre adhésion
- soit à travers celle que vous avez indiquée comme adresse de redirection.
Ces adresses viennent d'être transmises au service infrastructures qui va les mettre en place et vous informera dès qu'elles seront fonctionnelles.
Le trésorier de notre association vous contactera également très bientôt pour fixer avec vous les modalités de règlement de votre cotisation annuelle.
En attendant, au nom de toute l'association, je vous souhaite la bienvenue dans ce nouvel espace de liberté partagé !
Bien librement à vous,
6) En cas de fin d'adhésion, il faut placer le membre dans la catégorie _Anciens membres_ et **ne surtout pas supprimer sa fiche**. Lui envoyer ensuite un courriel (cf modèle ci-dessous ou autre)
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