gestion-de-commission/Procédures/Evenementiel/Participer/participer à un événement.md

Il est beaucoup plus simple de participer à un événement que de l'organiser. Néanmoins, la rédaction d'une procédure est pertinente afin de n'oublier aucune étape en termes de communication.

# Prendre connaissance de l'événement
Il convient de s'informer rapidement au sujet de l'événement afin de :
  - garantir son adéquation avec les objectifs de l'association ;
  - prendre en compte les éventuelles demandes/conditions formulées par les organisateurs afin de voir si nous pouvons les honorer ;
  - pouvoir s'inscrire à temps le cas échéant.

# Premier contact
Prendre contact avec les organisateurs afin de leur faire part de nos questions, nos intentions et de leur proposer notre aide si nécessaire. L'exemple ci-dessous à été rédigé par Cpm à l'occasion de notre participation à la Fête de l'Humanité 2022 :

```
Bonjour,

Je suis <nom>, <fonction> de l'association Libre en Communs : https://www.a-lec.org/.

Libre en Communs, membre du collectif CHATONS, a suivi avec intérêt la création de l'espace numérique Yann Le Pollotec.

L'association n'est pas en mesure de prendre part au financement mais nous serions heureux de participer à l'animation avec la présence de bénévoles pour accueillir les visiteurs, répondre à leurs questions, leurs parler du Logiciel Libre, présenter le collectif CHATONS, distribuer nos dépliants, les informer de leurs libertés numériques…

Donc, si vous pouviez nous indiquez qui contacter pour être inclus dans les préparatifs, ça nous intéresse !

 Merci d'avance pour votre aide et au plaisir de nous voir en septembre.

 Librement,

 <nom>. 
```

# Ajout au calendrier
Ensuite, nous ajoutons l'événement au calendrier Comcom dans le nuage.
Le lien de la fiche événement suffira en guise de description.

# Communication amont
## En interne
Nous avertirons nos membres via :
  - la liste de diffusion Comcom ;
  - nos canaux XMPP.

Il est important d'obtenir une approximation du nombre de participants, surtout si les organisateurs n'ont pas prévu de billeterie.

## En externe
Nous communiquerons auprès de notre audience Mastodon pour l'avertir de notre présence à l'événement en question.
Sur demande des organisateurs, nous relaierons l'événement auprès de nos contacts .

# Le jour J
Les membres ayant fait le déplacement partagerons avec notre audience Mastodon des informations et des photos relatives à l'événement.

# Communication aval
Il s'agit principalement de remercier les parties prenantes ayant rendu l'événement possible :
  - les organisateurs ;
  - les participants ;
  - les bénévoles.

Il conviendra ensuite d'appliquer la [convention photos](https://git.a-lec.org/a-lec/commissions/communication/gestion-de-commission/-/blob/main/Convention%20photos/convention%20photos.md), le cas échéant.

Enfin, nous rédigerons un article sur a-lec.org afin de revenir sur l'événement en détail.